Działając na podstawie art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.  w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, tzw. RODO, Instytut Inżynierii Chemicznej Polskiej Akademii Nauk informuje, że:

1. Administratorem danych osobowych jest:

Instytut Inżynierii Chemicznej Polskiej Akademii Nauk

Gliwice 44-100, ul. Bałtycka 5,

centrala: +48 32 231 08 11

sekretariat: +48 32 234 69 15

Fax: +48 32 231 03 18

 

2. Cel i podstawa prawna przetwarzania, prawa osób, których dane dotyczą:

 

·         KANDYDACI DO PRACY:

Dane osobowe są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 litera a i c Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.  w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, tzw. RODO w celu prowadzenia rekrutacji do pracy na określone stanowisko lub do rekrutacji prowadzonych przez określony czas.

Podanie danych osobowych jest niezbędne do wzięcia udziału w procesie rekrutacji, a w przypadku danych osobowych przetwarzanych na podstawie zgody, ich podanie jest całkowicie dobrowolnie.

Posiada Pani/Pan:

− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych;

− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania danych osobowych;

− na podstawie art. 17 RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych; 

− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.

Dane osobowe są przetwarzane w trakcie procesu rekrutacyjnego, a po jego zakończeniu tak długo jak nie zostanie cofnięta zgoda na przetwarzanie danych osobowych, nie dłużej jednak niż przez okres jednego roku.

·         GOŚCIE:

Dane osobowe są przetwarzane przez system kamer monitoringu wizyjnego oraz w zakresie danych identyfikacyjnych osób wchodzących na teren Administratora na podstawie art. 6 ust. 1 litera f Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.  w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, tzw. RODO w celu zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia.

Dane osobowe są przetwarzane przez monitoring wizyjny w sposób automatyczny. Podanie danych osobowych jest obowiązkowe - ich niepodanie będzie skutkowało brakiem możliwości identyfikacji, co za tym idzie wstępu na teren Administratora.

Posiada Pani/Pan:

− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych;

− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania danych osobowych;

- na podstawie art. 17 RODO prawo do żądania usunięcia danych osobowych;

− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO; 

− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO;

W przypadku, gdy podstawę prawną przetwarzania danych osobowych stanowi art. 6 ust. 1 lit. f RODO przysługuje prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych.

Dane osobowe przetwarzane są tak długo jak wymagają tego przepisy prawa dotyczące zapewniania bezpieczeństwa osób i ochrony mienia w zakresie ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń lub do czasu wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych.

Dane zarejestrowane przez monitoring wizyjny są przechowywane przez okres nieprzekraczający 6 tygodni.

·         KLIENCI i KONTRAHENCI:

Dane osobowe są przetwarzane do zawarcia i wykonania umowy oraz do dochodzenia ewentualnych roszczeń reklamacyjnych na podstawie art. 6 ust.1 litera b i c RODO.

W przypadku prowadzenia windykacji dane osobowe są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 litera f RODO.

Podanie danych osobowych jest niezbędne do zawarcia i wykonania umowy z Administratorem oraz realizacji praw i obowiązków wiążących się ze zgłoszeniem reklamacyjnym.

W przypadku zawarcia umowy z przedsiębiorcą lub instytucją, Administrator przetwarza dane osobowe osób uprawnionych do ich reprezentacji oraz osób wskazanych do kontaktu wyłączenie w celach związanych z zawarciem i wykonaniem umów, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. W takim przypadku dane osobowe obejmują dane identyfikacyjne, zajmowane stanowisko oraz inne dane dostępne w ogólnodostępnych rejestrach (np. KRS, CEIDG) lub podane przez spółkę lub instytucję w celu zawarciu i wykonania umowy.

Posiada Pani/Pan:

− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych;

− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania danych osobowych;

- na podstawie art. 17 RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych;

− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO;

W przypadku, gdy podstawę prawną przetwarzania danych stanowi art. 6 ust. 1 lit. f RODO, przysługuje prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych.

Dane osobowe będą przechowywane przez czas obowiązywania umowy, a nadto:

- do momentu przedawnienia roszczeń zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa;

- w zakresie dokumentacji księgowo - podatkowej - przez okres 5 lat liczony od końca roku kalendarzowego, w którym umowa uległa rozwiązaniu lub wygasła;

- uznania przez Administratora za zasadny wniesionego sprzeciwu w przypadku przetwarzania danych osobowych wyłącznie na podstawie uzasadnionego interesu Administratora.

·         ZAMÓWIENIA PUBLICZNE:

Dane osobowe są przetwarzane w celu:

- dokonania wyboru oferty, zawarcia i wykonania umowy/zamówienia zawartej z Administratorem na podstawie art. 6 ust. 1 litera b RODO;

- wystawienia faktury lub innych dokumentów księgowych oraz spełniania innych obowiązków prawnych wynikających z przepisów o zamówieniach publicznych, rachunkowych, księgowych oraz dotyczących instytutów badawczo-naukowych na podstawie art. 6 ust.1 litera c RODO;

- prowadzenia ewentualnej windykacji na podstawie art. 6 ust. 1 litera f RODO.

W przypadku zawarcia umowy z przedsiębiorcą lub instytucją, Administrator przetwarza dane osobowe osób uprawnionych do ich reprezentacji oraz osób wskazanych do kontaktu wyłączenie w celach związanych z zawarciem i wykonaniem umów, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. W takim przypadku dane osobowe obejmują dane identyfikacyjne, zajmowane stanowisko oraz inne dane dostępne w ogólnodostępnych rejestrach (np. KRS, CEIDG) lub podane przez spółkę lub instytucję w celu zawarciu i wykonania umowy.

Podanie danych jest warunkiem wyboru oferty oraz zawarcia i wykonania umowy.

Posiada Pani/Pan:

− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych;

− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania danych osobowych;

- na podstawie art. 17 RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych;

− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO;

W przypadku, gdy podstawę prawną przetwarzania danych stanowi art. 6 ust. 1 lit. f RODO, przysługuje prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych.

Dane osobowe będą przechowywane przez czas obowiązywania umowy, a nadto:

- do momentu przedawnienia roszczeń zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa;

- w zakresie dokumentacji księgowo - podatkowej - przez okres 5 lat liczony od końca roku kalendarzowego, w którym umowa uległa rozwiązaniu lub wygasła;

- uznania przez Administratora za zasadny wniesionego sprzeciwu w przypadku przetwarzania danych osobowych wyłącznie na podstawie uzasadnionego interesu Administratora.

 

·         ORGANIZACJA WYDARZEŃ NAUKOWYCH:

Dane osobowe są przetwarzane w celu organizacji wydarzeń naukowych takich jak konferencje, seminaria na podstawie art. 6 ust. 1 litera b i c RODO.

Podanie danych osobowych jest niezbędne do wzięcia udziału w wydarzeniu organizowanym przez Administratora oraz realizacji praw i obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności podatkowego.

Posiada Pani/Pan:

− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych;

− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania danych osobowych;

- na podstawie art. 17 RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych;

− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.

Dane osobowe będą przechowywane przez czas obowiązywania umowy, a nadto:

- do momentu przedawnienia roszczeń zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa;

- w zakresie dokumentacji księgowo - podatkowej - przez okres 5 lat liczony od końca roku kalendarzowego, w którym umowa uległa rozwiązaniu lub wygasła.

·         UCZESTNICY PROJEKTÓW NAUKOWYCH:

Dane osobowe są przetwarzane do prowadzenia projektów naukowych na podstawie art. 6 ust. 1 litera b i c RODO.

Podanie danych osobowych jest niezbędne do wzięcia udziału w projekcie naukowym prowadzonym przez Administratora.

W przypadku zawarcia umowy z przedsiębiorcą lub instytucją, Administrator będzie przetwarzał dane osobowe osób uprawnionych do ich reprezentacji oraz osób wskazanych do kontaktu wyłączenie w celach związanych z zawarciem i wykonaniem umów, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. W takim przypadku dane osobowe obejmują dane identyfikacyjne, zajmowane stanowisko oraz inne dane dostępne w ogólnodostępnych rejestrach (np. KRS, CEIDG) lub podane przez spółkę lub instytucję w celu zawarciu i wykonania umowy.

Posiada Pani/Pan:

− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych;

− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania danych osobowych;

- na podstawie art. 17 RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych;

− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.

Dane osobowe będą przechowywane przez czas trwania projektu oraz okres obowiązkowego przechowywania dokumentów projektowych.

·         KONTAKT/KORESPONDENCJA:

Dane są przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi na pytanie zadane przy użyciu formularza kontaktowego lub poczty na podstawie art. 6 ust. 1 litera f Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.  w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, tzw. RODO.

Podanie danych jest niezbędne do nawiązania i utrzymania kontaktu lub udzielenie odpowiedzi.

Posiada Pani/Pan:

− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;

− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;

 - na podstawie art. 17 RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

W przypadku, gdy podstawę prawną przetwarzania danych stanowi art. 6 ust. 1 lit. f RODO, na podstawie art. 21 RODO przysługuje prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych.

Dane osobowe przetwarzane są tak długo jak wymagają tego przepisy prawa w zakresie ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń lub do czasu wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych.

3. Odbiorcy danych.

Dostęp do danych osobowych mają jedynie upoważnieni pracownicy/współpracownicy Administratora, a także podmioty świadczące usługi informatyczne, szkoleniowe oraz związane z organizacją wydarzeń naukowych.

Ponadto dane osobowe mogą być przekazywane organom państwowym oraz instytucjom biorącym udział w projektach naukowych.

4. Inspektor Ochrony Danych:

 

W razie jakichkolwiek wątpliwości lub pytań w zakresie przetwarzania danych osobowych, w szczególności w celu skorzystania z przysługujących praw możesz skontaktować się z naszym Inspektorem Ochrony Danych Panem Tomaszem Cyganem, e-mail: inspektor@iich.gliwice.pl, tel. 694 429 337 lub listownie na adres siedziby Administratora.

5. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji:

Dane osobowe nie są wykorzystywane w procesach zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania.

6. Przekazywanie danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy:

W przypadku przekazania danych poza Unię Europejską, Administrator zapewni należyte zabezpieczenie danych osobowych, a także zapewni możliwości realizacji prawa do uzyskania kopii danych lub informację o miejscu udostępnienia danych.